Organizacija poslovnog skupa zahteva pažljivo planiranje i odabir odgovarajućeg prostora. Da li će to biti elegantan restoran za one sa prefinjenim ukusom ili sala industrijskog dizajna koju „krasi“ davno odbačeni nameštaj i dekor (pod izgovorom da je retro). Da li su to multifunkcionalni prostori, hab-ovi ili co-working prostori, klubovi ili kafići, event centri koji su ponekad liče na dvorane za svadbe ili pak alternativni prostori poput hangara, silosa ili napuštenih fabrika – izbor nikada nije bio veći. Kada pronađete prostor koji vam odgovara po stilu, trebalo da povedete računa još o nekim stvarima kako biste doneli ispravnu odluku o prostoru u kom će biti organizovan događaj.
Lokacija i vrsta objekta: Razmotrite da li je lokacija pogodna za većinu učesnika, da li je lako dostupna javnim prevozom ili automobilom. Takođe, odaberite objekat koji odgovara vrsti poslovnog skupa – da li je to konferencijski centar, hotel, sala za događaje ili nešto drugo.
Kapacitet objekta: Procenite broj učesnika i da li odabrani prostor može smestiti taj broj ljudi. Kapacitet prostora treba da bude nešto veći od očekivanog broja ljudi na skupu, ali ne i mnogo veći jer poluprazne sale ostavljaju loš utisak o događaju.
Vrsta događaja: Razmislite o vrsti skupa koji organizujete – da li je to konferencija / seminar, radionica ili team building. Za različite vrste događaja su potrebne različite postavke. Imajte u vidu da u hodu mogu da se promene odluke, te skup bude u „učionica“ umesto „bioskop“ postavci. Pobrinite se da prostor raspolaže svim nameštajem i inventarom koji može da bude potreban.
Ketering: Proverite da li objekat pruža usluge keteringa ili dozvoljava spoljne dobavljače hrane i pića. Procenite da li njihova ponuda odgovara potrebama učesnika skupa. Ukoliko se angažuju eksterni dobavljači proverite da li prostor ima mesto za odlaganje i čuvanje hrane i pića u odgovarajućim uslovima.
Komplikovanost audio-vizuelnih i scenskih zahteva: Ako realizacija vašeg skupa zahteva specifičnu tehničku opremu, razgovarajte sa osobljem objekta o njihovoj dostupnosti i tehničkoj podršci. Većina prostora ne raspolaže zahtevnijom tehničkom opremom i timom za realizaciju, te je često potrebno angažovanje eksterne firme koja će vršiti iznajmljivanje i realizaciju. Posebno treba povesti računa da u odabranom prostoru bude dovoljno mesta za binu, scenografiju, postavku režije i sve potrebne opreme.
Zahtevi za odvijanje programa u različitim celinama objekta: Ako je program skupa podeljen na više delova ili radionica koje se održavaju istovremeno, proverite da li prostor može da podrži ovakav zahtev. Uvek je poželjno da glavna sala bude odvojena od prostora u kom se odvija networking i služi ketering.
Potrebe za parkingom: Razmotrite koliko učesnika dolazi sopstvenim vozilima i da li objekat pruža dovoljno parking mesta ili ima alternativne opcije za parkiranje u blizini.
Dostupnost tehničke podrške: Važno je da prostor obezbedi tehničko lice za rešavanje bilo kakvih problema koji mogu da nastanu tokom događaja sa tehničkom opremom prostora – kao što su problemi sa zvukom, osvetljenjem ili drugom opremom.
Prilagođavanje prostora: Fleksibilnost prostora je važna, jer vam omogućava da prilagodite postavku prema potrebama događaja. Bez obzira na promene u rasporedu, tehničke zahteve ili postavku, prostor koji dozvoljava prilagodljivost ima prednost pri izboru. Fleksibilnost u zadovoljavanju različitih zahteva poboljšava efikasnost i udobnost tokom događaja, omogućavajući organizatorima da stvore najbolje okruženje za sve učesnike.
Ambijent i atmosfera: Konačno, ponovo razmislite o ambijentu objekta – da li odgovara tonu i temi događaja. Najčešće je atmosfera i to da se posetioci osećaju prijatno ključno za uspeh skupa.
Tekst pisala: Dragana Pešić – Lević, direktorka Event & PR agencije „Blink“
Tagovi
