eFakture – konačan iskorak ka poslovanju bez papira

Primena prve faze drugog bitnog segmenta poreske reforme – elektronskog fakturisanja – počela je 1. maja 2022. Uz e-fiskalizaciju koja se odnosi na preduzetnike i privredna društva koja posluju sa fizičkim licima (maloprodaja), e-fakturisanje je najznačajnija poreska novina uvedena od strane države u poslednje dve godine.

Ko su obveznici – subjekti eFakturisanja?

Obveznici izdavanja, primanja i čuvanja e-faktura su svi subjekti javnog sektora i svi subjekti privatnog sektora koji se nalaze u sistemu poreza na dodatu vrednost. Pod subjektima javnog sektora podrazumevaju se svi korisnici javnih sredstava, odnosno subjekti budžetskog sistema, uključujući i javna preduzeća. Pored javnog sektora, korisnici sistema eFaktura su i poreski punomoćnici stranih lica, kao i dobrovoljni korisnici u koje spadaju svi oni subjekti koji nisu u sistemu PDV-a i nemaju propisanu zakonsku obavezu, ali mogu da se odluče za dobrovoljno korišćenje sistema. Ukoliko se opredele da dobrovoljno budu u sistemu, oni stupaju u obavezu da ga koriste kao i bilo koji drugi obveznik privatnog sektora tokom tekuće i u narednoj kalendarskoj godini.

Rokovi ulaska u sistem eFaktura

Ova reforma u sebi sadrži tri ključna datuma: 1. maj i 1. jul 2022, kao i 1. januar 2023. Od 1. maja 2022. je za subjekte privatnog sektora uvedena obaveza izdavanja elektronske fakture subjektu javnog sektora, a od istog dana subjekti javnog sektora vrše izdavanje, prijem i čuvanje elektronskih faktura izdatih od strane subjekata javnog i privatnog sektora, kao i elektronsko evidentiranje obračuna PDV-a.

Kada je reč o primeni Zakona o elektronskom fakturisanju, od 1. maja 2022. uspostavljena je obaveza slanja elektronskih faktura subjektima javnog sektora od strane privatnog sektora, što znači da javni sektor mora u elektronskom obliku da prima fakture, bez obzira da li je privredni subjekat obveznik PDV-a ili ne.

Od 1. jula će i privatni sektor morati da vrši prijem i čuvanje elektronskih faktura izdatih od strane subjekata javnog i privatnog sektora, a od početka sledeće godine sistem eFaktura se zaokružuje kompletnim prelaskom sa papirnih na elektronske fakture za sve privredne subjekte – zakonske obveznike.

SEF – Sistem elektronskih faktura Ministarstva finansija

Centralna tačka sistema je SEF – Sistem elektronskih faktura i preko njega se moraju obavljati sve transakcije obveznika, bile one sa ili bez naknade i koje se odnose na isporuku dobara ili pružanje usluga, uključujući i avansno plaćanje.

SEF je informatička platforma pod kontrolom Ministarstva finansija preko koje se vrši slanje, prijem, evidentiranje, obrada i čuvanje elektronskih faktura. Obveznik je dužan da se registruje na SEF kako bi putem aplikacije slao i primao fakture. Fakture se šalju isključivo u XML formatu, a PDF format se opciono šalje kao propratna dokumentacija.

Druga funkcija SEF-a je evidentiranje PDV-a, ali je bitno napomenuti da evidentiranje PDV-a u SEF-u ne utiče na postojanje obaveze podnošenja PDV prijave i popunjavanja POPDV obrasca što su obveznici dužni da vrše na isti način kao i pre donošenja Zakona o elektronskom fakturisanju.

Argumenti za i protiv eFaktura

Dva osnovna argumenta Ministarstva finansija u prilog uvođenju sistema eFaktura su ušteda i efikasnija kontrola i naplata poreza. Potpunom digitalizacijom izrade, prenosa, prijema, evidentiranja, plaćanja i čuvanja e-faktura obezbeđuje se podizanje nivoa organizovanosti, efkasnosti, ekonomičnosti i bezbednosti sistema. Iako će se bez sumnje drastično umanjiti potrošnja kancelarijskog papira i korišćenje pismonosnih usluga, mnogi privrednici su postavili pitanje da li obaveza “provlačenja” faktura kroz SEF između dva čisto privatna subjekta predstavlja kršenje tajnosti i poverljivosti podataka i da li se time država meša u nešto što ne bi trebalo da je njen domen?

S tim u vezi je sam zakon propisao da su informacioni posrednik, centralni informacioni posrednik (SEF) i subjekti ovlašćeni da pristupaju sistemu elektronskih faktura dužni da obrađuju podatke o ličnosti samo u svrhu određenu zakonom i štite ih u skladu sa zakonom kojim se uređuje zaštita podataka o ličnosti.

Prilagođavanje ERP rešenja

Kada 1. januara 2023. bude počela potpuna primena Zakona o elektronskom fakturisanju od strane privatnog i javnog sektora, videće se u celini i koliko je prelazni period uticao na poziciju radnog mesta računovođe, kao i na dobavljače ERP rešenja.

Za sada se prilagođavanje poslovnog softvera i koordinacija na relaciji obveznik-računovođa-implementator pokazalo kao veliki izazov koji troši resurse svih ovih aktera, naročito u prvoj fazi primene sistema, kada postoje mnoge nejasnoće, nedoumice i tehničke poteškoće koje potiču od same države.

Prema rečima Dejana Kontića, direktora prodaje u kompaniji DATALAB SR, ključna stavka ponude u okviru njihovog PANTHEON ERP rešenja je mogućnost slanja eRačuna iz PANTHEONA direktno u SEF, bez informacionih posrednika.

Ovo je omogućeno putem modula eDokumentacija koja se može koristiti direktno iz PANTHEON ERP sistema. Osim za slanje i prijem eFaktura, eDokumentacija se koristi i za čuvanje celokupne dokumentacije koja se koristi u kompaniji: dolazne i odlazne pošte, svih računovodstvenih dokumenata, komercijalne, pravne i tehničke dokumentacije – praktično svih dokumenata koji su se do sada čuvali mahom u papirnom obliku.

Kako ističe g. Kontić, pažnja data prilagođavanju Datalab softverskog rešenja kojim se vrši podrška računovodstvenom poslovanju unutar firme i upravljanju njenom dokumentacijom je na maksimalnom nivou jer se u realnom radnom okruženju gotovo svakodnevno javljaju mnoge dileme i nedoumice, a kazne propisane za kršenje zakona o e-fakturisanju se kreću u rasponu od 50.000 do čak 2.000.000 dinara.