Pet kratkih lean lekcija

Često možemo čuti od menadžera da su najvredniji resurs njihove kompanije ljudi. Da li to zaista misle i koliku slobodu imaju svi zaposleni u organizaciji da predlože ideje za unapređenje rada. A kada to i urade, koliko se njihovo mišljenje ceni? Više o tome, kao i o principima lean-a u nastavku redova piše Uglješa Bogdanović iz kompanije Tecor Consulting.

U poslednje dve decenije kompanije našeg regiona su, poput ostatka sveta, napravile pometnju u želji da i one „implementiraju” lean/kaizen, ili neku drugu zvučnu metodologiju, koja će im rešiti sve probleme preko noći. Ipak, zbog nerazumevanja osnovnog lean pristupa takvi pokušaji su često osuđeni na neuspeh. Održivo lean poslovanje i lean procesi se mogu uspostaviti jedino u kompanijama koje su prihvatile i razvile kaizen (kai-promena, zen-dobro) filozofiju kao korporativnu kulturu tj. organizacijama otvorenog uma sa radnim okruženjem u kojem su kontinuirana unapređenja poželjna i očekuju se od svih zaposlenih.

Krajnji cilj lean metodologije je unapređenje vrednosti koje pružamo korisniku (internom ili eksternom) i smanjenje rasipanja u procesima kako bi se postigla visoka efikasnost i manji troškovi stvaranja vrednosti.

Uspešni razvoj lean pristupa u organizaciji, nasuprot pukoj implementaciji alata, dovodi do trajnog unapređenja svih aspekata poslovanja. Polja na kojima se ostvaruju najbolji rezultati sagledaćemo kroz 5 lekcija:

1. Unapredite motivaciju, uključite ljude – Lean je suštinski soft skill, a tehnički alati pružaju principe za lakše pronalaženje prostora za unapređenje. Uključenost svih zaposlenih u proces promena i benefiti koje ova poslovna kultura treba da donese svakom zaposlenom pozitivno deluju na motivaciju. Uloga HR sektora je veoma bitna za razvoj lean poslovanja jer se kroz programe obuka, razvoj takmičarskog duha, vizuelizaciju i transparentnost informacija dolazi do svakog zaposlenog i podiže svest o njihovoj ulozi i moći u procesu uspostavljanja održivih unapređenja;

2. Bezbednost je uvek prioritet broj jedan – Fokus leana i jedan od najbitnijih ciljeva je bezbedno radno mesto koje se postiže optimalnim uređenjem (5S metoda), strukturnim rešavanjem postojećih problema tako da se ne ponavljaju, sistemima za prevenciju grešaka (Poka Yoke) i mnogim drugim principima. Ovakvim pristupom se obezbeđuje eliminacija svih potencijalnih pretnji i smanjuje verovatnoća nastanka povreda.

3. Kraće vreme isporuke usluge/proizvoda – povećanje zadovoljstva korisnika – Da bi se postigao krajnji cilj lean metodologije, ključno je posmatrati sve procese u odnosu dobavljač-korisnik i težiti ka njihovoj optimizaciji, ispunjenju svih zahteva i dostavljanju proizvoda/usluge u trenutku koji je korisnik zahtevao.

4. Radite pametnije, a ne više: smanjite troškove povećanjem efikasnosti rada i iskorišćenosti opreme – Sledeći lean principe eliminišu se svi nepotrebni procesni koraci, a time se smanjuju rasipanja i zastoji. Pored toga, mogućnost da se izvrši posao zahtevanog kvaliteta, u što kraćem vremenskom periodu i uz što manje gubitaka, dovodi do direktog smanjenja troškova i povećanja profita.

5. Lean organizacije smanjuju nepotrebne zalihe i ubzavaju njihov obrt – Uspostavljanje boljeg toka kroz sve procese, stabilniji sistem bez neplaniranih zastoja u radu i stalna unapređenja postepeno dovode do mogućnosti da se nivo zaliha smanjuje i skrati period zadržavanja istih.

Pravo je pitanje da li smatrate da je lean pravac koji vaša kompanija treba da sledi. Da li ste spremni da samostalno testirate lean način razmišljanja? Potrudite se da odluku ne donesete „od ponedeljka” već počnite odmah nakon čitanja ovog teksta.

Sve što vam je potrebno su beli lepljivi papirići, hemijska olovka i markeri crvene, zelene i žute boje. Izaberite poslovni proces koji vam je najviše poznat (u prvim pokušajima izbegavajte previše komplikovane procese), razložite ga do nivoa aktivnosti i svaku od njih zapišite na papiriću. Papiriće lepite na zid ili radni sto redosledom kojim se odvijaju u procesu. Kada poređate sve papiriće uzmite markere i postavite redom jednostavna pitanja za svaku aktivnost:

1. Da li ova aktivnost direktno donosi vrednost korisniku? (ako je odgovor potvrdan nacrtajte zeleni krug na papiru i pređite na narednu aktivnost, a ako je odričan pređite na naredno pitanje);

2. Da li ova aktivnost mora da postoji? (ako je odgovor odričan nacrtajte crveni krug na papiru i pređite na narednu aktivnost, a ako je potvrdan pređite na naredno pitanje);

3. Da li mora da se izvodi na ovakav način i da li postoji jednostavniji, brži, lakši, jeftiniji? (sve aktivnosti koje su došle do trećeg pitanja označite žutom bojom).

Sada se odaljite od papirića i pogledajte proces. Koja boja krugova dominira? Crvene aktivnosti su čista rasipanja i mogu se eliminisati (obično nose najviše potencijala za ostvarenje ušteda u procesu), žute su aktivnosti podrške koje treba minimizovati traženjem odgovora na pitanje broj tri, a zelene predstavljaju aktivnosti koje donose vrednost. I njih treba optimizovati i težiti pronalaženju načina da proces na izlazu ima što viši nivo kvaliteta uz što manje troškove. Celu analizu koju ste sproveli možete obogatiti kvantifikacijom unapređenja tako što ćete na svakom papiriću označiti prosečno trajanje i računati efekte unapređenja ako unapredite neku od procesnih aktivnosti.

Zamislite da cela organizacija razmišlja o unapređenju svog posla, pronalazi načine da unapredi vrednost izlaza iz procesa time što će raditi pametnije, a ne više, i koja će ova unapređenja odobravati i motivisati na svim nivoima. Takva organizacija sebe može nazvati lean i zauzeti zasluženu poziciju na tržištu.

Zasigurno jedini način da lean zaista pomogne je da se razvije u kompaniji kao korporativna kultura koja će živeti na svim hijerarhijskim nivoima. Započnite lean putovanje jednim korakom, napravite malo unapređenje i pokušajte da lean način razmišljanja podelite sa kolegama. Svi zajedno, svakodnevno, napravite po jedan mali korak napred. Tako se dolazi do prave lean organizacije.

Više o kompaniji Tecor Consulting možete saznati na ovom link-u

Tekst napisao: Uglješa Bogdanović, konsultant i profesionalni trener (Tecor Consulting)